Hitte op dancefestivals: hoe houd je het hoofd koel?

Projectleider · juni 20, 2018 · Blog · 0 Commentaar

Het hele jaar door kun je als festivalorganisator vrijwel alles regisseren om je bezoeker die onvergetelijke dag(en) te bezorgen. Alles check: dj’s, kaartverkoop, horeca, stages. Maar dan, als D-day bijna daar is, begint het Grote 14-daagse Stressen. Wat doet het weer? Iedereen hoopt op 20-25 graden en vooral droog weer, maar het kan ook juist té heet worden. WiSH (2015) en Intents (2016) ondervonden dat recentelijk. Wat doe je dan?

Het is eind juni 2015 al erg warm in Nederland, met zomerse temperaturen van 25 tot 30 graden. Een hittegolf kondigt zich aan. In Beek en Donk, waar al zo’n 3 weken gebouwd wordt aan WiSH Outdoor, zijn de laatste loodjes zwaar. Maar de organisatie had nooit verwacht dat het ze zo heet onder de voeten zou worden dat het festival op losse schroeven zou komen staan.

Want dat gebeurt. Met nog slechts enkele dagen te gaan komen de GGD en de GHOR met een negatief advies aan het gemeentebestuur van Beek en Donk. Ze baseren zich op de laatste weersvoorspellingen, die uitgerekend voor dat weekend tempetaturen van wel 35 tot 40 graden aangeven. Inclusief kans op smog.

WiSH-eigenaar Tim Klomp Bueters schrikt zicht kapot. “Een burgemeester legt zo’n advies niet makkelijk naast zich neer. Dus het zag er slecht uit.” Waarbij ook de publieke opinie nog eens meespeelt. “Het ging al dagenlang over de hitte in de media, dus iedereen was waakzaam. Toen werd ook nog eens gelekt dat het misschien niet door zou gaan.”

 

Vitale bezoekers

Snel mengt Tim zich in allerlei spoedoverleg, ook met de burgemeester. “Alles stond al zo’n beetje, alles betaald, alle artiesten geregeld en er zouden zo’n 60.000 bezoekers komen. Ik heb gepleit voor realisme: ik snap dat er een weeralarm is, en dat we met name lette op onze zwakkeren in de samenleving, ouderen en voor kinderen. Maar bij festivals heb je het over het algemeen over vitale mensen.”

Achteraf is hij ‘heel trots op de burgemeester’, en dat deze zo goed gekeken en geluisterd heeft. Die zag ook het belang van WiSH, en dat van het dorp, dat terecht pronkt met z’n mooi evenement. Samen zijn ze navraag gaan doen: welke festivals en evenementen hebben hier eerder mee te maken gehad, en wat hebben die toen gedaan?”

De burgemeester raakt overtuigd. Mits WiSH een aantal van de door GHOR en GGD bepleitte maatregelen neemt, kan het festival doorgaan.

 

 

Hittemaatregelen WiSH Outdoor 2015

  • 3 zwembaden aangelegd
  • 40 bakken met water met sponzen geplaatst bij stewards/sfeerbeheer
  • 10 à 20 duizend euro voor huur van airco’s in o.a. tenten
  • Gratis water uitdelen op parkeerplaatsen, bij aankomst bezoekers
  • 50% korting op water bij de bar
  • 36 tappunten bij de wc’s voor gratis water
  • inhuur extra medische dienst, inclusief koelruimte
  • bezoekers waarschuwen dat ze beter na 17:00 konden komen
  • De muziek moest zachter gezet worden, anders gingen mensen te hard dansen
  • Zonnebrand inkopen om uit te delen

 

Tim: “In totaal hebben we 2 à 3 ton aan extra kosten moeten maken. Ik ben echter trots op ons team en hoe wij dit zo snel hebben kunnen verwezenlijken. Sommige maatregelen waren echt buiten proportie. De GHOR in onze regio had veel te weinig informatie voor handen en wist niet goed aan wat ze met festivals als die van ons moeten doen. Daarnaast worden er oplossingen aangeboden die niet realistisch zijn. Ze denken daar bijvoorbeeld niet na over de grote (financiële) consequenties van keuzes die opgelegd worden door de GHOR. Ze roepen bijvoorbeeld gemakkelijk dat we dan maar gratis water aan moeten bieden of de muziek zachter moeten zetten.”

Ook Intents kreeg, vorig jaar, te maken met hitte tijdens zijn festival. Mede in overleg met haar eigen medische dienst begon het vroegtijdig te communiceren naar bezoekers. Organisator Remko Hermans van Intents laat weten dat tijdens het evenement zelf nog een groot aantal maatregelen werd getroffen.

 

Hittemaatregelen Intents Festival 2017

  • 70 kraantjes met gratis drinkwater bij op het festival naast de 180 kraantjes op de camping en zelfs gratis waterpunten en mensen die bekertjes water uitdeelden bij de hoofdingang.
  • Verhoging barcapaciteit
  • Opschaling van beveiliging en crew bij de entree om eventuele wachttijden in de zon verder te verkorten.
  • Opschaling van (kundige) EHBO-ers en inrichten EHBO op warm weer (oa met airco’s)
  • Plaatsen parasols voor de crew (zoals beveiligers) die in de zon zouden staan
  • Ventilatoren in de grote tenten en het openen van het tentzeil zodat een luchtstroom ontstaat
  • Plaatsen van water-baadjes op het festival
  • Plaatsen van meerdere vernevelaars op doorloop-locaties
  • Gratis insmeerbar voor zonnebrand.
  • Met airco gekoelde bus stand-by.

Remko: “We hadden ook meerdere inflatable zwembaden geplaatst, inclusief een 20 meter lang zwembad met een laag water erin van circa 40 cm hoog. Super voor bezoekers om in af te koelen en om zomerse pret te beleven. Zeker omdat waterpistooltjes ook waren toegestaan om mee te nemen. Maar helaas moesten we deze vlak voor het evenement weghalen van de GHOR/GGD. Alles voor niets ingehuurd en gebouwd.”

“Wij vonden het heel raar dat WiSH juist die zwembaden mocht plaatsen van de GHOR/GGD en wij niet. Er zitten enorme verschillen tussen de richtlijnen van verschillende regio’s bij dezelfde instanties. Al met al zijn we blij dat alles bij Intents Festival goed is gegaan. Onze medisch coördinator Wim de Louw van EMS heeft aangegeven dat er geen enkele bezoeker was waar hij zich zorgen om heeft hoeven maken.”

Ronald van Litsenburg is mede-eigenaar van EMS uit Uden (Event Medical Services), de grootste EHBO-dienst voor evenementen. Een dag in de week is hij ook ambulance-verpleegkundige, en daarnaast nog adviseur van drugspreventie-organisaties als Unity en Trimbos. Hij schreef ook mee aan het Handboek Evenementenveiligheid, dus mag een van de medisch specialisten genoemd worden binnen de dancefestivalwereld.

Volgens Ronald zijn Nederlandse festivalorganisaties doorgaans goed voorbereid op hitte. “Als je het hier vergelijkt met de VS – denk aan de grote problemen door het slechte weer op TomorrowWorld van een paar jaar geleden bijvoorbeeld – dan lopen we 10 jaar voor in Nederland. Organisatoren mogen nog wel meer op een lijn komen. De een blaast bij hitte heel hard van de toren, een ander niet.”

 

Het hitteprotocol

Het hittescenario begint natuurlijk met een weersvoorspelling voor de festivaldag(en). Ronald: “Dan is het belangrijk om te weten: gaat het om de eerste hete dag, of zijn er al aan voorafgegaan? In dat laatste geval is er meer risico. Bezoekers hebben de week voor het festival wellicht harder moeten werken, te weinig gedronken en minder geslapen. Kortom: hun uitgangspositie is al wat aangetast voor je überhaupt aan festival begint.”

Als je dat weet, kun je daar maatregelen op nemen, bepleit de EMS-voorman. “Dat begint met berichtgeving in preventieve zin. Op site en socials ga je je bezoeker informeren: voldoende drinken, zout eten (minstens zo belangrijk), zoek schaduwplekken op, smeer je goed in, zoek verkoeling op, verdeel je belasting qua intensiviteit.”

Dan zijn er natuurlijk nog mogelijke ingrepen op het event zelf, zoals hierboven opgesomd. Waarbij ook de EHBO dus soms moet opschalen. “We moeten soms extra personeel hebben en andere materialen, zoals gekoelde infusen en ventilatoren die nevel verspreiden op de EHBO of in een tent.”

Want er staat behoorlijk wat op het spel. “Wij moeten rekenen op een verdubbeling van het aantal zorggevallen. We hebben door hitte op festivals echt wel heftige gevallen meegemaakt, en mensen naar het ziekenhuis moeten doorsturen. Het beeld is dan vaak algehele uitputting. Bezoekers zijn niet goed bij bewustzijn en hebben een te hoge lichaamstemperatuur.”

Middelengebruik vormt daarbij vaak een extra factor. “Stimulerende middelen als een hoge dosering MDMA bij hoge buitentemperaturen is vragen om problemen. Idem dito bij alcohol. Een beetje drank stimuleert vaak nog, maar veel alcohol kan je bij hitte sneller verlammen. En dan heb je het hier nog over een relatief fit en jong publiek.”

 

 

Naar eenduidig beleid?

Er zijn richtlijnen om als organisator om te gaan met hitte op je festival. Maar voor een uiteindelijk protocol maakt ieder evenement andere keuzes. Ronald: “In de Arena gaat de hitte bijvoorbeeld in het beton zitten, daar neem je weer andere maatregelen dan in een open veld.”

Een hitteprotocol is niet verplicht om door het jaar heen beschikbaar te hebben, alleen al omdat de situatie dus steeds verschilt. Ronald: “Maar als die situatie zich dan aandient moet je er een hebben. Dus is het altijd goed om al een soort basisplan te hebben op basis van eigen ervaringen en van anderen uit het verleden, zodat je dat wanneer nodig uit de kast kunt trekken en aan kunt passen.”

Tim Klomp Bueters van WiSH: “Dit is iets waar we met Front Of House voor staan: samen materiaal verzamelen uit de praktijk en richtlijnen opstellen. Waarbij een GHOR ook een wat reëler beeld krijgt van onze situaties. En we dus meer rekening houden met elkaars belangen en exorbitante maatregelen niet per definitie nodig zijn.”